Jak zapisovat úkoly, abyste je opravdu splnili

Máte povinností až nad hlavu a nevíte, kam dřív skočit? Možná je chyba jen v tom, že si špatně zapisujete úkoly, máte ve věcech chaos a pak se vám povinnosti těžko plní. Jak si stanovit priority a jak si úkoly zapsat správně?

1. Určete si krátkodobé a dlouhodobé cíle

Ujasněte si, co u vás aktuálně nejvíc hoří a které činnosti můžou naopak počkat. Chystáte se za týden na hory a víte, že ještě nemáte nic nachystáno? To bude možná důležitější, než plánovat rekonstrukci altánku na chalupě. Díky tomu vypustíte z hlavy momentálně nedůležité starosti a budete se věnovat těm, které vás čekají v blízké době. 

TIP: Vyzkoušejte měsíční plánovač pro plánování úkolů na celý měsíc. 
 

2. Rozdělte si velké úkoly na více menších

Přidělili vám v práci jeden velký a náročný projekt a vy se už teď hroutíte, že to absolutně nemůžete stihnout / zvládnout / zorganizovat? Nejlíp uděláte, když si k danému projektu podrobně sepíšete všechny dílčí úkoly a povinnosti. 

Klidně si je rozdělte do sekcí (k tomu vám perfektně pomůže myšlenková mapa), nebo chronologicky step by step. Najednou uvidíte, kolik vás toho reálně čeká a jak dlouho vám nový projekt asi zabere času. 

TIP: Pro jasné sepsání dílčích úkolů využijte praktický To do list. Navíc umožňuje rozdělit si úkoly na různé sekce.

 

3. Stanovte si priority

Než se pustíte do plnění úkolů, ujasněte si, které jsou důležitější než ostatní a které jsou více aktuální. Připravit rozpočet určitě musíte udělat hned na začátku a zhodnocení projektu až na úplném konci. 

Jak vám to pomůže? Vylepšíte svůj time management! Už se vám nestane, že budete zmateně pátrat v diáři nebo v e-mailové schránce, co že jste to měli udělat jako první a který úkol následuje.
 

4. Naplánujte si reálné termíny

Nebuďte na sebe zbytečně přísní, stejně tím ničemu nepomůžete. Zároveň se ale snažte každý den posunout blíž k cíli, takže nějaké deadliny si k úkolům zapište. Měly by ale být reálné, proto se v klidu zamyslete nad tím, jak asi dlouho vám který úkol zabere. 

 

5. Úkoly pravidelně kontrolujte a aktualizujte

Pravidelná aktualizace vašeho plánu, To do listu nebo diáře je nezbytnou součástí každé práce. Pokud zapomínáte hotové úkoly odškrtávat, udělejte to alespoň dvakrát týdně. Stejně tak sledujte, kolik času vám které činnosti zabírají, a případně jejich deadliny zkracujte, nebo naopak odsouvejte. Taková činnost vám dá nejen potřebnou sebereflexi, ale také vás namotivuje k další práci. 

TIP: V To do listu se vám budou úkoly přehledně škrtat.