Lepší organizace času: Jak na time management

Známe to asi všichni. Máme rozděláno mnoho úkolů, skáčeme z jednoho na druhý a když nám přijde e-mail, všeho necháme a jdeme se podívat, kdo nám to píše. A pak se divíme, že nic nestíháme. Nejvyšší čas s tím něco udělat, co myslíte?

Time management vám nic neříká? Tak si to shrneme: tento pojem zahrnuje různé postupy, doporučení a hlavně nástroje pro efektivní plánování času. Patří sem taky přidělování práce, stanovování cílů, delegování, analýza času, monitoring a nastavení priorit.

Pokud výše zmíněné nezvládáte, není divu, že nestíháte odevzdávat úkoly včas nebo že před sebou některé povinnosti hrnete i několik týdnů. Přitom změna nemusí být složitá.
 

Problém číslo 1: Zmatek

Nevíte, kde vám hlava stojí nebo s čím máte začít? Nejprve si ujasněte priority a naplánujte si úkoly na daný den nebo týden. Určete si pořadí, v jakém je budete plnit, a ke každému si napište přibližný čas, kolik minut nebo hodin vám asi jeho plnění zabere.

Díky tomu si dokážete svůj čas lépe rozplánovat a zároveň se s klidným svědomím vrhnete hned do práce. Ke konci dne si napište předběžný plán na následující den, ať na to nemusíte myslet večer před spaním.

K tomu vám skvěle poslouží náš nedatovaný plánovač. 

 

Problém číslo 2: Nesoustředěnost

Nedokážete se soustředit, všechno vám dlouho trvá a od rozpracovaného úkolu neustále odbíháte? Naučte se vypínat notifikace, delegovat práci a říkat ne. Určete si priority a jednoduché úkoly dělejte hned.

Na e-maily odpovídejte v časových blocích, třeba jednou až dvakrát denně. Stejně tak telefonáty můžete vyřídit cestou z práce. A pokud několikrát za hodinu saháte po telefonu, abyste pak několik minut scrollovali Instagramem, odneste ho do jiné místnosti.

 

Problém číslo 3: Špatná paměť

Slíbili jste něco kolegovi, ale do druhého dne se vám to úplně vykouřilo z hlavy? Na poradě jste řešili postup práce, ale vy si ne a ne vzpomenout? Není nic jednoduššího, než si všechno pečlivě zapisovat. Díky tomu ulevíte hlavě a budete se moci víc soustředit na práci.

Povinnosti se taky naučte kategorizovat. Třeba na důležité a naléhavé nebo důležité, ale nenaléhavé. Funguje i rozdělení podle jednotlivých zaměření – například práce, škola, domov nebo seberozvoj. 

S tím vám pomůže náš to do list.

 

Problém číslo 4: Čas

Občas si myslíme, že tahle veličina je neomezená a pak se divíme, že to tak opravdu není. I ten sebelepší dream job by měl mít omezenou pracovní dobu a vy byste neměli pracovat od rána do noci. 

Bohužel se často stává, že při plánování práce nejdříve omezíme čas na odpočinek nebo rodinu. A pak se divíme, že jsme pořád unavení. I když svou práci milujete, naučte se dodržovat začátek a konec.

Každou poradu plánujte na dobu od do a co jde, vyřešte po telefonu. Z porady pak odcházejte s jasně rozdanými úkoly a jejich časovým plánem.

A nezapomínejte odpočívat. Bez chybějící energie stejně moc práce neuděláte.

 

5 rychlých tipů, jak získat víc času:

1. Neodkládejte budík a vstaňte hned.

2. Během čekání (u lékaře, ve frontě) vyřiďte rychlé zprávy, telefonáty nebo e-maily.

3. Na pracovním stole udržujte pořádek, nebudete potom tolik zmatení.

4. Až dokončíte jeden úkol, teprve potom se vrhněte na další.

5. Všechny úkoly si zapisujte – do diáře, plánovače nebo to do listu.